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Trabajo en equipo, ¿éxito asegurado?

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Roles en un equipo de trabajo

El trabajo en equipo es una parte esencial de cualquier trabajo, siempre que no te tengan a ti solo entrando datos en un sótano oscuro, pero a veces no es fácil. La colaboración requiere confianza y una comunicación abierta, que no siempre se dan. Un trabajo en equipo eficaz puede aumentar la productividad y la eficiencia, mientras que un trabajo en equipo deficiente puede provocar el incumplimiento de los objetivos, una moral baja y reuniones improductivas.

Para conseguir los beneficios de la colaboración sin los inconvenientes, es importante practicar dinámicas de trabajo en equipo exitosas en el trabajo. 

Aquí tienes algunos consejos para sacar el máximo partido a tu equipo.

¿Qué es trabajo en equipo?

La colaboración es la base del trabajo en equipo. Sin la capacidad de compartir eficazmente la información y las ideas, acordar el camino a seguir y dividir las tareas y responsabilidades, los miembros del equipo no pueden trabajar juntos. 

Por eso la colaboración debe ser una competencia básica de todos los miembros del equipo.

Aunque dos personas trabajen en la misma oficina, lejos la una de la otra, pueden estar trabajando como parte de un equipo virtual con otros socios o proveedores. Y más hoy en día con el avance de la tecnología. 

Incluso si trabajan juntos en la misma sala, pero en tareas diferentes, cada uno de ellos sigue formando parte de un equipo. 

Lo mismo ocurre con las personas que trabajan a distancia, ya sea en su propia oficina o desde un despacho en casa. Necesitan las mismas habilidades que las personas que están en la misma oficina, pero deben encontrar formas de colaborar en línea y compensar la pérdida de la interacción cara a cara.

La importancia de trabajar en equipo hoy en día

Hay muchas formas de gestionar el trabajo en equipo en una empresa, así como los proyectos en equipo, incluidas las herramientas de gestión de tareas. Sin embargo, para que funcione de forma adecuada hay que tener en cuenta los roles que hay en un equipo de trabajo. Quiero decir que, una gestión eficaz de las tareas es algo más que elegir la herramienta adecuada. 

Se trata de entender lo que los miembros del equipo están haciendo y por qué, para que todas las piezas encajen. Se trata de saber quién está trabajando en qué y cuándo tiene previsto terminar. Se trata de comprobar periódicamente que todo va por buen camino.

Una gestión eficaz de las tareas significa que los miembros del equipo comprenden el panorama general. Saben por qué hacen lo que hacen y cómo su trabajo encaja en el plan general de la empresa. 

Si no entienden estos aspectos, no se podrá gestionar el trabajo en equipo con eficacia.

Ventajas del trabajo en equipo

Cuando la comunicación en el trabajo en equipo no es clara y eficaz, los proyectos pueden resultar caóticos e improductivos.

Hay numerosas razones por las que la comunicación en un equipo es vital. Una de las principales ventajas del trabajo en equipo son que todos los miembros del equipo deben saber qué hacen los demás y por qué. 

Esto debe comunicarse con regularidad y claridad, para que nadie se quede sin saber los progresos, los hitos o los retos de sus compañeros.

La comunicación también tiene que ver con el fomento de la confianza y el respeto mutuo. Si un miembro del equipo no siente que otro confía en él, puede ser reacio a hacer cosas porque le preocupa fracasar. Sin una comunicación clara, los miembros del equipo pueden no saber que sus colegas tienen confianza en ellos y que no están preocupados por el resultado.

Es por eso que promover la comunicación entre todo el equipo puede beneficiar a la empresa. Todos sabrán que el equipo se apoya y en caso de que alguno tenga algún problema pueda contar con sus compañeros para buscar la mejor solución.

Crecimiento personal y del equipo

El crecimiento personal contribuye de forma significativa a la felicidad de las personas porque les ayuda a alcanzar niveles más altos de productividad y potencial. El crecimiento personal es un proceso gradual que requiere salir constantemente de su zona de confort

Aunque es más difícil para algunas personas que para otras, el resultado una vez que se consigue proporciona una serie de beneficios como una mayor productividad, organización y resistencia a las distracciones como el uso de las redes sociales durante horas. También es crucial en el desarrollo profesional. Por la misma razón, el rendimiento profesional de un colaborador se verá reflejado si ha avanzado en su crecimiento personal. 

En resumen, si las personas pueden disponer de tiempo libre para dedicarse a ellas mismas, contribuirá con grandes beneficios a su desarrollo profesional. Para eso debe haber un equilibro entre el volumen de horas trabajadas y la carga de trabajo para que el estrés no entorpezca el crecimiento personal.

Mejora la comunicación

  • Los correos electrónicos y los documentos deben ser la primera forma de comunicación en un equipo. Es la forma más precisa de comunicarse y evita el problema de las interrupciones.
  • Las reuniones periódicas son más eficaces cuando se hacen en persona o por videoconferencia. Deben programarse con antelación y en caso de no hacerlo, buscar el mejor momento para todo el equipo.
  • Las revisiones con los compañeros son importantes para una comunicación eficaz entre el equipo.
  • Utilizar salas de reunión para debatir el trabajo del equipo y la comunicación relacionada con el proyecto en el que se esté trabajando.
  • Todo el equipo debe saber si hay una nueva actualización o el progreso de cada departamento.
  • Tratar temas delicados: algunos temas es mejor tratarlos de forma privada. No por escrito. En este caso, se pueden malinterpretar las palabras y no es el objetivo.

Desventajas del trabajo en equipo

La coordinación es el proceso de asegurar que las tareas fluyan sin problemas y que todos hagan su parte. Cuando se hace bien, suele ser invisible para los de fuera, pero es una parte fundamental del trabajo en equipo.

Cada miembro del equipo tiene responsabilidades específicas, aunque esto puede ser un problema. Una de las desventajas del trabajo en equipo es si dos miembros del equipo trabajan en lo mismo, ¿Cuál de ellos tiene prioridad? Si dos personas tienen que trabajar juntas para conseguir algo, ¿quién decide qué pasa después? 

Es necesario establecer un proceso claro para gestionar estas cuestiones.

¿Qué pasa si un miembro del equipo está enfermo o de vacaciones? ¿Cómo se gestionará su trabajo? ¿Y si otro miembro del equipo está de baja por alguna otra razón? ¿Quién se hará cargo del trabajo extra? 

Cuando alguien está de baja, todo el equipo puede verse afectado si el trabajo no lo realiza otra persona o no se organiza de forma rápida entre todos los trabajadores.

Perder tiempo al tomar decisiones

Un equipo debe tomar decisiones y a más grande es el equipo, más voces a escuchar y más tiempo puede tomar escoger una decisión con toda la información necesaria. Con que una de las desventajas del trabajo en equipo es perder más tiempo al tomar decisiones.

Además, cuando se forma un equipo por primera vez, suele haber cierta incertidumbre sobre quién hace qué y cómo contribuyen los distintos miembros del equipo. A medida que las personas aprenden más sobre los demás y sus habilidades, puntos fuertes y no tan fuertes, los roles en el equipo de trabajo tienden a formarse de forma natural

Sin embargo, es útil mantener un debate desde el principio para aclarar quién hace qué, cuándo y por qué. 

También puede ser útil establecer desde el principio las expectativas sobre cómo deben interactuar los miembros del equipo entre sí. Algunos equipos establecen normas sobre cuándo interrumpir el trabajo a otro compañero y cuándo esperar pacientemente hasta que termine. 

Otros equipos tienen políticas estrictas sobre no interrumpir a nadie nunca, de modo que toda la comunicación se realiza por escrito.

Grupos dentro del grupo

Otra de las desventajas que puede ocurrir es la formación de grupos más pequeños dentro de un grupo de trabajo. No es un problema cuando simplemente ocurre de forma natural y por afinidad, pero en ocasiones propicia enfrentamientos entre grupos pequeños si hay disparidad de opiniones o rumores por en medio y como resultado crea ficción en el trabajo del equipo.

¿Cómo mantienen los buenos líderes a sus equipos unidos? Celebrando reuniones periódicas en las que todos los miembros del equipo pueden compartir sus ideas, reconocer el valor del equipo y compartir las decisiones estratégicas y tácticas importantes, por ejemplo. 

Además de fortalecer las relaciones en la oficina, los miembros del equipo también pueden fortalecer sus conexiones fuera del trabajo. Conocer a todos los miembros del equipo es uno de los mejores consejos posibles. Es fundamental para la gestión de un grupo, ya que ayuda a reforzar los vínculos. 

En realidad, no solo es cuestión de crear un buen ambiente en el trabajo, se trata de empatizar con los compañeros y que todos puedan conocerse y saber quiénes son de manera personal y profesional.

Por lo tanto, para conseguir que el trabajo en equipo sea todo un éxito dependerá no solo de los trabajadores sino también de una cultura sólida en la organización de la empresa. Dejar las tareas asignadas y que todos los compañeros sepan lo que cada uno está haciendo en su trabajo y de que parte del proyecto se encarga. 

La comunicación con todos es importante para que no haya malos entendidos en el equipo y lleve a los trabajadores a estar de mal humor o frustrados con su trabajo. 

Además de promover la interacción en el mismo lugar de trabajo, es vital que también haya una relación fuera de este. No hace falta que los trabajadores se vean todos los días al finalizar el trabajo o que sean amigos, pero sí que haya un mínimo de contacto. Algo que, en mi opinión, la empresa puede favorecer creando eventos puntuales y actividades.

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